Por Areli Vázquez
El proyecto de auditoría al sistema de voto electrónico que la UNAM ha practicado al Instituto Nacional Electoral se realizó de forma remota ante la emergencia sanitaria. En la etapa 2020 colaboraron 55 académicos de nuestra Universidad provenientes de la Facultad de Estudios Superiores Aragón, de la Facultad de Ingeniería y de la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación, entidades que aportaron especialistas en diferentes áreas del conocimiento que integraron equipos multidisciplinarios para cubrir cuatro líneas de trabajo.
Si bien el convenio de colaboración entre ambas instituciones incluye acuerdos sobre la confidencialidad de la información que maneja la UNAM, sí nos permite comentar las prácticas académicas que se emplearon para su solución, por ello en este artículo vamos a compartir nuestra experiencia en prácticas para administración de proyectos que se aplicaron con la finalidad de dar cumplimiento en tiempo y forma a los compromisos contraídos por la DGTIC, en distintas etapas que a continuación mencionamos:
Inicio
Expertise de tu equipo: Identificar y analizar las capacidades, habilidades y el nivel de experiencia de los perfiles que participan en el proyecto, mejora la asignación de actividades y el aprovechamiento de los recursos.
Planeación
Divide y vencerás: Seguir la forma básica para la resolución de problemas al dividirlos en partes que sean manejables, es una forma de organización que se puede aplicar para el logro de objetivos en un proyecto grande, si se divide en partes más pequeñas facilita su manejo. La Auditoría contó en esta primera etapa con 5 líneas de trabajo, cada una con diferentes tipos de actividades y diferentes áreas de conocimiento; esta forma de organización facilitó la administración del proyecto.
Ejecución
Concentra la información del proyecto en un repositorio: Contar con un mecanismo de almacenamiento centralizado y seguro, permite organizar y gestionar la información del proyecto de forma eficiente, en este proyecto se usó NextCloud por primera vez y con excelentes resultados en el control de la información ya que mejora el acceso a ésta, por medio de la asignación de permisos por usuario y por directorio.
Apoya la administración del proyecto: Diseñar y mantener actualizados los instrumentos que sirvan como soporte centralizado a la comunicación y administración del trabajo, como un cronograma, la agenda de sesiones, un directorio con datos de todos los colaboradores o un registro de sesiones.
Vigila los productos del proyecto desde su creación: Tener una guía de Convenciones para el desarrollo y revisión de los productos, así como definir plantillas y organizar sesiones para su llenado, aligera su construcción. En la Auditoría se entregaron 361 archivos (5,690 páginas) y contamos con una buena organización en el equipo para su integración, revisión y validación.
Seguimiento y control
Organiza sesiones remotas de 1 hora: Mantener sesiones periódicas de seguimiento con el equipo mejora la comunicación y el compromiso entre los integrantes, se puede sugerir el uso de una herramienta de comunicación o bien que los grupos de trabajo acuerden alguna, así como la periodicidad y la duración de las sesiones, nuestra recomendación es que sean de máximo 1 hora, que se conserve evidencia con minutas o el registro de las sesiones, que se comunique la agenda a los interesados y que haya un moderador. En este proyecto se realizaron más de 250 sesiones virtuales.
Gestiona el cambio: Sensibilizar al equipo de trabajo sobre los cambios y situaciones que se pueden presentar contribuirá para darles solución con su apoyo. En todos los proyectos hay cambios, en la Auditoría siempre contamos con el soporte de todo el equipo.
Cierre
Mejora a partir de la experiencia a través de las lecciones aprendidas: Dar oportunidad a tu equipo de expresar situaciones a cambiar, corregir o mantener, es un ejercicio que se puede realizar en cualquier etapa del proyecto o en la fase de cierre del mismo. En la Auditoría se hizo un ejercicio al término de la primera etapa que se tomará como insumo para la siguiente.
Evalúa el desempeño: Medir el rendimiento, la obtención de resultados y la conducta de los integrantes del equipo son aspectos que permiten saber cómo influye en el crecimiento del área u organización, a ellos les dará elementos para descubrir habilidades y aspectos a mejorar.
La administración de proyectos ha evolucionado por la complejidad de los proyectos a los que nos enfrentamos (Wallace, 2020) y sabemos que una mala administración puede contribuir en gran medida al fracaso del mismo (Luis Alfonzo et al., 2011). Cada proyecto es diferente y enfrenta diversos retos, administrar un proyecto de forma remota no es tarea fácil y es por ello que el constante fortalecimiento de conocimientos, habilidades y técnicas es esencial para el logro de objetivos de manera eficaz y eficiente; otro aspecto a enfrentar es la necesidad de innovar en modelos organizacionales para la gestión del trabajo a distancia. Por otra parte, es importante tener presente que el trabajo vía remota no es posible sin el uso de las tecnologías de la información y comunicación, y que conocer aquellas herramientas que se adapten a la organización y al proyecto tiene muchas ventajas.
Referencias
Luis Alfonzo, P., Mariño, S., & Viviana Godoy, M. (2011). Propuesta metodológica para la gestión de proyecto de software ágil basado en la Web. MULTICIENCIAS, 11, 395–401.
Wallace, W. (2020). Gestión de Proyectos. www.ebsglobal.net.
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