Con el propósito de incrementar la certidumbre sobre el flujo documental en diversos procesos, la DGTIC activó el servicio Sello Digital Universitario (SEDU) desde el año 2020. Esta tecnología consiste en el uso de un sistema desarrollado por la DGTIC para facilitar la emisión de documentos desde las oficinas universitarias.
El proceso es sencillo: el o los documentos generados en el procedimiento del COA en formato PDF se ingresan a SEDU, donde se registran las cuentas de correo electrónico de los destinatarios de la documentación. Una vez integrado el paquete de información -el cual no puede exceder 30 MB- el remitente ingresa su FEU para sellar digitalmente los archivos y enviarlos a los destinatarios.
Los receptores del o los documentos tendrán un mensaje de correo electrónico que les indicará que pueden descargar uno o varios documentos que les fueron enviados formalmente por la oficina emisora. Al momento de dar clic en la liga de descarga o seleccionar la opción de visualizar los documentos, el sistema SEDU envía un acuse automático a la instancia emisora, con lo cual tendrá la certidumbre de que el o los receptores ya accedieron al paquete de información. Visualmente, SEDU agrega al paquete sellado una carátula con código QR e identificadores alfanuméricos únicos de cada uno de los archivos.
Paralelamente, el sistema de SEDU puede ser utilizado para dar acuse de cualquier documento que se recibe, siendo el propio acuse el documento sellado. Esto garantiza a los receptores de la información que las oficinas que están emitiendo el acuse son institucionales, lo que agrega certeza en el flujo documental. Por ejemplo: una Secretaría Académica o General puede emitir un sello al aspirante que remite sus documentos de registro por correo electrónico, así como enviar por SEDU la notificación para la presentación de alguna de las pruebas del COA a las y los aspirantes.
Nivel de seguridad.
Al estar apoyado en la tecnología de FEU, el SEDU es altamente confiable ya que solamente la oficina o instancia con la firma electrónica válida puede emitir formalmente un documento sellado de manera digital bajo su nombre. Lo mismo es aplicable para la recepción de documentos y la emisión del consecuente acuse. Adicionalmente, los receptores de los documentos que cuentan con SEDU pueden consultar la validez del documento por medio del código QR que se incorpora en la carátula del paquete digital.
Aspectos importantes para considerar:
- SEDU está estrechamente relacionado con el uso del correo electrónico, ya que es la forma en que se transporta la información, tanto para los acuses de recibo como para la emisión de los documentos originales en PDF.
- Se recomienda la utilización de SEDU para que los órganos colegiados notifiquen la recepción formal de uno o varios documentos por parte de las y los aspirantes al COA o cualquier otra instancia relacionada con el procedimiento. Es importante considerar que en ese supuesto todos los mensajes serán emitidos desde la cuenta de firma.tic@unam.mx, que es la cuenta oficial de la plataforma SEDU.
- SEDU proporcionará un mensaje de acuse con fecha y hora de recepción por cada usuario que reciba las notificaciones a través de la plataforma de notificación del sistema. Esta notificación podrá ser utilizada como probatorio de recepción.
- La DGTIC podrá dar acceso al sistema SEDU a través de las cuentas institucionales de correo electrónico que definan las entidades y dependencias para los concursos de oposición abiertos.
- Por norma, SEDU no puede ser usado por las y los aspirantes para enviar información, dado que SEDU es un medio de validación de comunicación oficial emitida por oficinas, entidades u órganos colegiados universitarios. Sin embargo, la o el aspirante recibirá notificaciones selladas en la plataforma SEDU .
Acceso a la herramienta:
Para más información sobre el proceso para incoproar a la entidad o dependencia al uso del Sello Digital Universitartio, consultar el siguiente sitio: https://www.fea.unam.mx/SEDU/
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