Nueva solución tecnológica optimiza la gestión de correspondencia en la Oficina de Rectoría

Por Hugo Reyes Herrera

Para agilizar el registro, seguimiento y respuesta a los asuntos de correspondencia de la Oficina de la Rectoría de la UNAM, tanto físicos como electrónicos, la DGTIC, a través de la Dirección de Colaboración y Vinculación (DCV), implementó un sistema informático. 

Este desarrollo no solo agiliza el flujo de trabajo para registrar los asuntos de correspondencia, que oscilan entre 600 y 900 mensuales, sino que también ofrece una supervisión más completa a las respuestas y turnado de los asuntos. Esta solución reemplaza a un sistema comercial que se pagó y utilizó durante más de 15 años, que contenía información de 1999 hasta la fecha.

Previo a su liberación, se llevaron a cabo diversas sesiones de capacitación con los especialistas encargados de la gestión de los documentos que ingresan a la Oficina de Rectoría. Además, se tuvo un periodo de prueba para garantizar la eficacia del producto de software.

Para lograr la transición hacia este nuevo sistema, se realizaron dos procesos de migración: el primero para trasladar datos de los últimos 25 años de asuntos recibidos y otro más de 937 mil archivos correspondientes a siete diferentes períodos de gestión en la Oficina de Rectoría.  

Estos procesos implicaron la creación y ejecución de 24 scripts de limpieza, homogeneización y validación, así como un meticuloso trabajo de identificación, tratamiento, conversión y verificación de los archivos almacenados.

Durante el mes de marzo de 2024, se realizaron 15 ajustes adicionales al sistema, con el objetivo de mejorar la experiencia de usuario y facilitar el trabajo diario del personal que labora en la Oficina del titular de la Rectoría.

Fueron un total de 14 semanas de trabajo las que se invirtieron en el desarrollo de este proyecto, en el que participaron en diferentes roles de especialización, por parte de la DCV: Karla Alejandra Fonseca, María de los Angeles Sánchez, Susana Laura Corona, Luis Daniel Barajas, Hugo Germán Cuéllar, Ana Berenice Rodríguez, Luz María Ramírez, José Othoniel Chamú, Edgar Vargas, Liliana Rangel, Paulina Sánchez, Fernando Rubio, Irving Guzmán, Alberto González, María Teresa Ventura y Hugo Alonso Reyes.

Igualmente, se contó con apoyo del personal de la Coordinación de Seguridad de la Información y del Centro de Datos de la Dirección de Sistemas y Servicios Institucionales, de la DGTIC, para la liberación del producto de software.